I. Pendahuluan
Pembahasan mengenai pengertian ilmu administrasi harus dimulai dengan penjelasan tentang arti "administrasi", unsurnya dan ajang di mana "administrasi" itu terjadi.
Apabila kita melihat sekeliling kita, nampaklah bahwa manusia itu selalu hidup dalam kelompok, karena tidak mungkin dia hidup sendiri sebagai manusia tunggal. Kegiatan-kegiatan yang terjadi sebagai akibat manusia hidup berkelompok itu dipelajari oleh suatu cabang ilmu pengetahuan yang disebut Ilmu Sosial.
Edwin R.A. Seligman menyatakan:
"The phenomena thus related to group activities are commonly called social phenomena, and the science which classify and interpret such activities are the social sciences. The social sciences may thus be defined as those mental or cultural sciences which deal with the activities of the individual as a member of a group".
"Dengan demikian gejala-gejala yang bertalian dengan aktivata-aktivita kelompok lazimnya disebut gejala-gejala sosial, dan ilmu yang menggolongkan-golongkan dan menafsirkan aktivita-aktivita yang demikian itu adalah ilmu-ilmu sosial. Jadi ilmu-ilmu sosial dapatlah dirumuskan sebagai segenap ilmu-ilmu kerokhanian atau kebudayaan yang mempelajari akivita-aktivita manusia sebagai anggota dari suatu kelompok".
Sekelompok manusia dan kegiatan yang terjadi di dalamnya mempunyai bermacam-mcam segi dan ciri. Oleh karena itu, ilmu sosial yang mempelajarinya juga terbagi dalam cabang pengetahuan sesuai dengan segi dan ciri yang menjadi titik berat peninjauannya.
Kelompom manusia yang sangat penting dewasa ini ialah negara. Kegiatan yang berlangsung di dalamnya yang terutama berkisar pada permainan kekuasaan (power) menjadi bahan penelaahan ilmu politik.
Kegiatan-kegiatan kelompok manusia yang terutama bermaksud memenuhi kebutuhan kebendaan (terutama sandang pangan) merupakan pusat perhatian suatu cabang ilmu sosial lain yang disebut ilmu ekonomi.
Hidup berkelompok itu menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing orang dalam kelompok itu. Hak-hak dan kewajiban-kewajiban yang mengatur hubungan antara orang yang satu dengan yang lainnya dalam norma-norma tertentu terutama merupakan sasaran ilmu hukum.
Demikianlah seterusnya timbul cabang-cabang ilmu pengetahuan yang mempelajari salah satu segi kegiatan manusia sebagai anggota suatu kelompok, misalnya sosiologi, kriminologi, ilmu jiwa sosial dan ilmu pendidikan.
Salah satu kegiatan yang sebetulnya telah ada sejak dulu dan dalam bidang apapun juga adalah usaha manusia yang secara teratur berkerjasama dalam kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kegiatan inilah yang dimaksudnkan dengan istilah "administrasi".
Sejalan dengan perumusan tersebut di atas, Prof. Herbert A. Simon dan 2 rekannya memberi rumus sebagai berikut:
"In its broadest sense administration can be defined as the activities of gorups cooperating to accomplish common goals".
"Dalam pengertiannya yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai aktivita-aktivita dari kelompok-kelompok manusia yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama".
Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat dimana-mana selama ada manusia yang hidup dan bekerjasama dalam kelompok. Kalau kita melihat sebuah pabrik bekerja menghasilkan semacam benda, di situ kita melihat adanya administrasi. Kalau sekelompok orang bersama-sama memuja suatu perlambangan kekuatan yang dianggap mahakuasa atau mengurus kebutuhan rokhani lainnya secara teratur, di sini terdapat pula administrasi.
Kalau diteliti kegiatan manusia yang disebut administrasi itu mempunyai 3 faktor:
1. Tujuan tertentu (goal)
2. Usaha secara teratur (organized effort)
3. Tercapainya tujuan itu (achievement of the goal)
Kalau ketiga hal itu dirumuskan secara matematis, ada sarjana yang memberikan rumus sebagai berikut:
goal + organized effort = achievement
II. pengertian Ilmu Administrasi
Agar supaya "usaha manusia yang secara teratur bekerjasama dalam kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu" itu dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya, perlulah kegiatan itu dipelajari dengan seksama. Dengan demikian dapatlah diciptakan sistem, asas, prosedur dan teknik untuk bekerjasama dengan setepat-tepatnya. Secara demikian mungkinlah di satu pihak tercengah penghamburan tenaga, benda, waktu, dan ruang secara sia-sia dan di pihak lain tercapainya tujuan secara maksimal.
Ilmu yang mempelajari hal ikhwal "usaha manusia yang secara teratur bekerjasama dalam kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu" disebut ilmu administrasi. Ilmu ini merupakan suatu cabang lain daripada ilmu sosial.
Sebagai pengetahuan modern yang dipelajari secara teratur menurut rangka tertentu, ilmu administrasi belum terlampau tua usianya, yaitu baru dimulai kira-kira pada permulaan abad ke-20 ini. Sebagaimana dialami oleh cabang-cabang ilmu sosial lainnya yang baru lahir, juga ilmu administrasi hingga kini belum mendapat pengakuan dan kedudukan yang sewajarnya. Di dalam buku-buku ensiklopedi belum terdapat uraian mengenai ilmu administrasi, the science of administration atau administrative science sebagai suatu ilmu yang berdiri sendiri. Bahkan dalam Encyclopaedia of the Social Sciences sampai cetakan ke-12 tahun 1957 belum ada pengakuan terhadap ilmu administrasi sebagai cabang ilmu sosial yang mempunyai hak hidup tersendiri. Padahal ilmu administrasi sebagai suatu ilmu telah tegas didengungkan sebelum perang dunia kedua. Misalnya saja sarjana Luther Gulick telah merumuskan ilmu administrasi dengan kata-kata yang berikut:
"The science of administration is thus the system of knowledge whereby men may understand relationships, predict result, anf influence outcomes in any situation where men are organized at work together for a common purpose".
"Jadi ilmu administrasi adalah sistem pengetahuan dengan mana manusia dapat mengerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat, dan mempengaruhi hasil-hasil pada sesuatu keadaan di mana orang-orang secara teratur bekerjasama untuk suatu tujuan bersama".
Sebagai ilmu yang masih tergolong pada 1 induk dan mempunyai sasaran yang demikian luas, dengan sendirinya ilmu administrasi menerima sumbangan-sumbangan dari cabang-cabang ilmu sosial lainnya seperti ilmu politik, ekonomi, ilmu hukum, sejarah antropologi atau pun ilmu jiwa. Dalam mempelajari dan mengembangkannya lebih lanjut, cabang-cabang ilmu sosial lainnya itu dapat dijadikan rangka dasar peninjauan atau model. Kemungkinan-kemungkinan mengenai hal ini secara baik telah diuraikan oleh Prof. Dwight D. Waldo dalam bukunya yang berjudul Perspectives on Administration. Bahkan dalam bidang kesusateraanpun dapat dibuat karya-karya yang bertema administrasi (the administrative novels). Karya-karya sastra yang demikian ini akan dapat membuat kita lebih mengerti sifat-sifat, tingkahlaku dan perasaan manusia umumnya yang bekerja dalam kelompok untuk mencapai sesuatu tujuan.
III. Pembagian Ilmu Administrasi
Menurut sifatnya (characteristics), usaha kerjasama mencapai tujuaa tertentu itu (dengan demikian juga ilmunya yang mempelajari usaha kerjasama itu) dapat dibedakan dalam 3 bidang pokok secara vertikal.
1. Administrasi Kenegaraan (Public administration)
2. Administrasi Perusahaan (Business administration)
3. Administrasi Kemasyarakatan (Social administration)
(1) Usaha kerjasama dalam hal-hal yang mengenai kenegaraan pada umumnya merupakan pemberian pelayanan terhadap segenap kehidupan manusia yang terdapat di dalam negara itu. Kegiatan-kegiatan yang menghasilkan pelayanan (services) tersebut mempunyai ciri-ciri yang berikut:
a. kegiatan itu merupakan sesuatu yang lebih urgen daripada yang diselenggarakan pihak swasta.
b. kegiatan itu mempunyai corak monopoli atau setengah monopoli.
c. kegiatan itu terikat oleh peraturan-peraturan hukum.
d. kegiatan itu tak bergantung kepada pertimbangan harga pasar.
e. kegiatan itu berlangsung di bawah pengawasan rakyat, terutama dalam negara dengan sistem demokrasi.
(2) Usaha kerjasama dalam hal-hal yang mengenai perusahaan terutama mempunyai sifat pertukaran. Di sini terdapat pertimbangkan laba-rugi dalam kegiatan menghasilkan atau memberikan sesuatu benda/ jasa dengan kegiatan menarik atau menerima sesuatu sebagai balasannya. Kalau usaha pertukaran itu tidak seimbang, kerjasama tersebut tidak akan berlangsung terus.
(3) Usaha kerjasama dalam hal-hal yang mengenai kemasyarakatan pada umumnya mempunyai sifat untuk memajukan sesuatu hal bagi sekelompok orang tertentu (promotional activities). Kegiatan-kegiatan yang demikian ini misalnya kita jumpai dalam kelompok-kelompok yang berupa gereja, serikat buruh, perhimpunan sarjana dalam sesuatu bidang ilmu, perkumpulan olehraga atau kesenian, yayasan, koperasi, lembaga fakir miskin dan badan-badan sosial semacam itu.
Pembedaan administrasi dalam 3 bidang secara vertikal tersebut di atas kadang-kadang dapat kurang jelas. Suatu tumpangsuh (overlapping) memang tidak dapat dihindarkan. Misalnya saja negara sering-sering menjalankan kegiatan dalam bentuk perusahaan (negara) atau lembaga sosial. Namun kita dapat tetap melihat usaha kerjasama. mencapai suatu tujuan yang hanya terdapat dalam 1 kotak vertikal, dan tidak ada pada kotak-kotak lainnya. Dengan ini sampailah kita pada pembedaan selanjutnya daripada 3 bidang administrasi termaksud di atas sesuai dengan isi (subtance) masing-masing administrasi itu.
A. Dari segi isinya (substantive aspect) kita melihat dalam kotak administrasi kenegaraan terdapat a.1:
Administrasi kemiliteran - Military administration
Administrasi kepolisian - Police administration
Administrasi pengajaran - Education administration
Administrasi kesehatan - Health administration
Administrasi kepajakan - Taxation administration
Administrasi peradilan - Judical administration
Administrasi rekreasi - Recreation administration
Administrasi Internasional (International Administration, termasuk pula Technical Assistance Administration) dapat pula digolongkan dalam administrasi kenegaraan.
B. Pada administrasi perusahaan kita mengenal pula pembedaan menurut isinya yang hanya terdapat dalam lingkungan ini, misalnya:
Administrasi kepasaran - Marketing administration
Administrasi kepabrikan - Factory administration
Administrasi keadpertensian - Advertising administration
C. Dalam bidang administrasi kemasyarakatan kita menjumpai a.1. Administrasi kegerejaan (Cruch Administration) atau Administrasi Pekerjaan Sosial (Social Work Administration).
Selain pembedaan menurut isinya itu, ketiga bidang pokok administrasi di atas dapat kita bedakan secara horizontal menurut segi tehnisnya (technical aspect). Pembedaan ini didasarkan kepada unsur atau proses yang sama yang terdapat pada administrasi kenegaraan, perusahaan atau kemasyarakatan dengan pembagian-pembagiannya itu. Jadi dalam setiap usaha kerjasama manusia kita dapati unsur yang umum berapapun sifat, isi, dan tujuan kerjasama itu. Unsur tersebut ialah:
1. Organisasi (organization)
Organisasi merupakan rangka atau wadah dimana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Mooney menyebutnya sebagai bentuk daripada perserikatan manusia untuk pencapaian dari suatu tujuan bersama (the form of every human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini maka proses mengorganisir (organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas, dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.
Penelahaan terhadap rangka dimana administrasi itu berlangsung menimbulkan sekelompok pengetahuan yang disebut:
teori organisasi (theory organization)
analisa organisasi dan metode (O & M analysis)
tingkahlaku administrativa (administrative behavior)
hubungan manusia (human relations)
2. Manajemen (management)
Manajemen dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon mengatakannya sebagai "the process by which the execution of a given purpose is put into the operation and supervised". Proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi).
Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang berikut:
perencanaan (planning)
penjurusan (directing, termasuk leadership)
koordinasi (coordinating)
pengendalian (controling)
Fungsi koordinasi dan pengendalian itu pada akhir-akhir ini terutama menimbulkan sekelompok pengetahuan dengan nama Manajemen Administrativa (Administrative Management). Manajemen administrativa merupakan proses yang sangat penting untuk menjamin kesatuan tindakan dan mengusahakan program pengendalian terutama pada instansi, rencana, kebijaksanaan, dan usaha pemerintah.
3. Kepegawaian (personel)
Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian (Personel Administration). Administration ini pada pokoknya mempelajari segenap proses pemakaiantenaga manusia itu dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di sini ialah Analisa dan Klasifikasi Jabatan (Job Analysis and Classification) serta pengembangan tenaga itu melalui latihan-latihan (training).
4. Keuangan (finance)
Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Aministrasi Keuangan yang mencakup a 1. penganggaran belanja (budgeting), accounting (pembukuan), auditing (pemeriksaan), serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.
5. Perlengkapan (supply)
Ini merupakan segi yang melayani kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bisang ini berkembanglah pengetahuan tentang Administrasi Perlengkapan (Supply Administration), pembelian (procurement), klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (Inventory and Property Control).
6. Pekerjaan kantor (office work)
Dalam setiap usaha bersama tentu terdapat proses yang termasuk dalam pengertian Office Work, Paper Work atau Clerical Work. Ini ialah segenap aktivita yang mengumpulkan, mencatat, mengirim, mengolah atau menyimpan bahan-bahan keterangan (information). Pada akhir-akhir ini pekerjaan kantor dimana-mana (instansi pemerintah atau perusahaan swasta) mempunyai tendensi untuk senantiasa meningkat. Penelaahan terhadap hal ikhwal pekerjaan kantor ini menghasilkan pengetahuan yang lazim disebut Administrasi Kantor (atau Office Management di dunia Barat).
7. Tata-hubungan (communication)
Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama itu mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. tanpa tata-hubungan yang baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik. Pengetahuan yang merupakan segi-segi tata-hubungan ini misalnya reporting techniques, (teknik pelaporan), conference methods (metode rapat), suggestion systems (sistem saran).
8. Perwakilan (representation)
Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini justru lebih-lebih pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh pemrintah agar mendapat dukungan dari rakyat. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu Hubungan Masyarakat (Public Relations).
Post a Comment
Post a Comment